Expertises

Newsletter – Droit social – Janvier 2022

CNIL – Droit d’accès des salariés à leurs données et aux courriels professionnels

Lorsqu’il répond à une demande de droit d’accès d’un salarié à des courriels professionnels, l’employeur doit apprécier l’atteinte au droit des tiers que représenterait cette communication : il va ainsi devoir faire un tri entre les messages communicables et ceux qui ne le sont pas.

Pour cela, l’employeur doit opérer une distinction, selon que :

 

(i) le salarié demandeur est l’expéditeur ou le destinataire des courriels :

Lorsque le salarié a déjà eu, ou est supposé avoir eu connaissance des informations contenues dans les messages visés par la demande, la communication des courriels est présumée respectueuse des droits des tiers.
 

Dans ce contexte, la CNIL considère que l’anonymisation ou la pseudonymisation des données relatives aux tiers constitue une bonne pratique, mais non une condition préalable à la transmission des courriels.

 

Toutefois, dans des cas exceptionnels, l’accès ou la communication de courriels pourtant connus du demandeur peut représenter un risque pour les droits des tiers, par exemple du fait de la nature des données susceptibles d’être communiquées. Il appartient alors à l’employeur de :

  • dans un premier temps, essayer de supprimer, anonymiser ou pseudonymiser les données concernant des tiers ou portant atteinte à un secret pour pouvoir faire droit à la demande ;
  • puis, seulement si ces mesures s’avèrent insuffisantes, refuser de faire droit à la demande d’accès, en motivant et justifiant sa décision auprès de la personne concernée.

 

(ii) ou selon que le demandeur est seulement mentionné dans le contenu des courriels :

La CNIL recommande à l’employeur de procéder en deux temps :

(1) s’assurer d’abord que les moyens à mettre en œuvre pour identifier les courriels demandés n’entraînent pas d’atteinte disproportionnée aux droits de l’ensemble des salariés de l’organisme ; et

(2) étudier ensuite le contenu des courriels demandés et apprécier la portée de l’atteinte aux droits des tiers que représenterait leur communication, notamment au regard du secret de la correspondance et de la vie privée de l’émetteur et des destinataires. Cette étape suppose une analyse au cas par cas, l’issue dépendant de la nature des informations contenues dans les courriels.

 

Pour rappel, l’employeur ne pourra pas prendre connaissance du contenu des courriels identifiés comme étant personnels ou dont le contenu s’avère être privé et ce même en vue d’occulter des informations. L’employeur devra fournir au demandeur le courriel en l’état, à condition que ce dernier soit l’expéditeur ou le destinataire.

 

Notre recommandation : Les employeurs doivent se référer aux recommandations de la CNIL en la matière et au schéma des règles consultable sur le site de la CNIL. Les employeurs doivent être vigilants concernant les courriels identifiés comme étant personnels qui bénéficient d’un régime de protection particulier.

CNIL – Droit d’accès des salariés à leurs données et aux courriels professionnels – 5 janvier 2022

 

Dispositif de contrôle de l’activité des salariés – Vidéosurveillance :

 

Les principes clés en matière de contrôle des salariés sont les suivants :

  • le dispositif de contrôle de l’activité des salariés mis en place par l’employeur ne doit pas constituer une atteinte disproportionnée à la vie privée des salariés par rapport au but recherché par le dispositif ;
  • aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été préalablement à sa connaissance (article L. 1222-4 du Code du travail) ;
  • le comité social et économique (« CSE ») doit être informé et consulté préalablement à la mise en place d’un dispositif de contrôle des salariés (article L. 2312-38 du Code du travail).

La Cour de cassation a récemment précisé dans plusieurs arrêts les modalités d’appréciation de ces principes :

 

– Un employeur doit informer les salariés et consulter le CSE sur la mise en place et l’utilisation d’un système de vidéosurveillance (a) destiné à la protection et à la sécurité des biens et des personnes dans les locaux de l’entreprise, (b) permettant également de contrôler l’activité des salariés et (c) pouvant être utilisé par l’employeur pour recueillir et exploiter des informations concernant personnellement un salarié aux fins de le licencier. A défaut, le dispositif est illicite et l’employeur ne peut l’utiliser comme mode de preuve (Soc. 10 novembre 2021, n°20-12.263) ;

 

Mais, un employeur peut utiliser un système de vidéosurveillance utilisé pour assurer la sécurité du magasin – et non pour contrôler l’activité des salariés – pour attester une faute d’un salarié, sans que la consultation préalable du CSE et l’information des salariés soient requises (Soc. 22 septembre 2021, n°20-10.843) ;

 

– Un dispositif de vidéosurveillance constante pour filmer et enregistrer un seul salarié est constitutif d’une atteinte disproportionnée au but de sécurité des personnes et des biens et attentatoire à la vie personnelle du salarié. La Cour a considéré ce dispositif comme étant inopposable au salarié (Soc. 23 juin 2021, n°19-13856).

 

Notre recommandation : Les employeurs doivent – préalablement à la mise en place et à l’utilisation d’un dispositif de contrôle de l’activité de ses salariés – (i) informer les salariés et (ii) informer et consulter le CSE. A défaut, les preuves recueillies sont illicites et ne pourront pas être utilisées dans le cadre d’une procédure de licenciement.

Soc. 10 novembre 2021, n°20-12.263 ; Soc. 22 septembre 2021, n°20-10.843 ; Soc. 23 juin 2021, n°19-13856

 

A retenir :

 

1.       CNIL & Droit d’accès aux emails professionnels : Les employeurs doivent se référer aux recommandations de la CNIL en la matière et au schéma des règles consultable sur le site de la CNIL. Les employeurs doivent être vigilants concernant les courriers identifiés comme étant personnels qui bénéficient d’un régime de protection particulier.

 

2.       Contrôle des salariés : Les employeurs doivent – préalablement à la mise en place et à l’utilisation d’un dispositif de contrôle de l’activité de ses salariés (tel que la vidéosurveillance) – (i) informer les salariés et (ii) informer et consulter le CSE. A défaut, les preuves recueillies sont illicites et ne pourront pas être utilisées dans le cadre d’une procédure de licenciement.

 

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